دستگاه کپی ایستاده چهارکاره Xerox مدل AltaLink B805
در شرکتها و سازمانهایی که حجم اسناد بالاست، دیگر یک پرینتر معمولی نمیتواند پاسخگوی تمام نیازهای مجموعه باشد. چاپ تعداد زیادی سند، تهیه کپی از مدارک، اسکن پروندهها و مدیریت روزانه اسناد، همگی به تجهیزاتی نیاز دارند که برای کار مداوم و محیطهای حرفهای ساخته شده باشند.
دستگاه کپی ایستاده چهارکاره Xerox مدل AltaLink B805 در دسته تجهیزات حرفهای و سازمانی قرار میگیرد و برای مجموعههایی طراحی شده است که مدیریت اسناد بخش مهمی از فعالیت روزانه آنهاست. ساختار ایستاده و چندکاره این دستگاه باعث میشود بتوان از آن به عنوان یکی از تجهیزات اصلی بخش اداری یا مرکز چاپ یک مجموعه استفاده کرد.
چهارکاره بودن این دستگاه به این معناست که چند وظیفه مهم در زمینه مدیریت اسناد را در یک مجموعه در اختیار کاربر قرار میدهد. این قابلیتها معمولاً شامل چاپ، کپی، اسکن و فکس هستند و باعث میشوند سازمان برای انجام هر یک از این فعالیتها به دستگاه جداگانه نیاز نداشته باشد.
Xerox AltaLink B805 برای چه کسانی مناسب است؟
AltaLink B805 بیشتر برای کاربران حرفهای و محیطهای سازمانی طراحی شده است.
شرکتهای بزرگ، ادارات، سازمانها، مراکز آموزشی، مجموعههای خدماتی و واحدهایی که روزانه با حجم زیادی از اسناد سروکار دارند، میتوانند بیشترین استفاده را از چنین دستگاهی داشته باشند.
این دستگاه برای کاربری بسیار سبک خانگی طراحی نشده است. وقتی تعداد اسناد زیاد میشود و چندین کاربر به صورت همزمان به تجهیزات چاپ و کپی نیاز دارند، استفاده از یک دستگاه سازمانی قدرتمندتر میتواند منطقیتر باشد.
چهار قابلیت مهم در یک دستگاه
یکی از مهمترین مزایای AltaLink B805، ترکیب چند عملکرد مختلف در یک دستگاه است.
در محیطهای اداری معمولاً چهار فعالیت اصلی وجود دارد:
چاپ اسناد
کپی مدارک
اسکن اطلاعات
ارسال و دریافت فکس
اگر برای هر کدام از این کارها دستگاهی جداگانه تهیه شود، علاوه بر هزینه بیشتر، فضای زیادی نیز اشغال خواهد شد.
یک دستگاه چهارکاره میتواند این فرآیند را متمرکز کند و مدیریت تجهیزات را برای مجموعه سادهتر نماید.
مناسب برای شرکتهای بزرگ
شرکتهای بزرگ معمولاً حجم زیادی از اسناد را در طول روز تولید و پردازش میکنند.
قراردادها، گزارشهای مالی، فرمهای داخلی، اسناد منابع انسانی، مدارک مشتریان و گزارشهای مدیریتی تنها بخشی از این اطلاعات هستند.
در چنین محیطی، دستگاه چاپ باید بتواند پاسخگوی نیاز چندین کاربر باشد.
قرار دادن یک دستگاه حرفهای در بخش مرکزی شرکت باعث میشود کارکنان بتوانند نیازهای مختلف خود را از یک محل مدیریت کنند.
مناسب برای سازمانها
در سازمانها، گردش اسناد اهمیت بسیار زیادی دارد.
یک سند ممکن است توسط یک واحد تهیه شود، توسط واحد دیگری بررسی شود و در نهایت برای بایگانی به بخش مربوطه ارسال شود.
در این مسیر ممکن است چند بار از سند چاپ یا کپی تهیه شود و نسخه دیجیتال آن نیز در سیستم ذخیره گردد.
وجود یک دستگاه چندکاره مانند Xerox AltaLink B805 میتواند بخشی از این فرآیند را در یک نقطه متمرکز کند.
مناسب برای مراکز چاپ و تکثیر
مراکز چاپ و تکثیر نیز به دستگاههایی نیاز دارند که بتوانند حجم قابل توجهی از اسناد را مدیریت کنند.
در این مراکز، سرعت انجام کار، کیفیت خروجی و قابلیت اطمینان دستگاه اهمیت زیادی دارد.
البته برای استفاده حرفهای در یک مرکز چاپ، باید مشخصات دقیق دستگاه، توان کاری، وضعیت قطعات و شرایط سرویس آن با حجم کاری مرکز مقایسه شود.
دستگاه استوک زمانی ارزش خرید بالاتری دارد که از نظر فنی بررسی شده و برای حجم کاری مورد نظر مناسب باشد.
چاپ اسناد اداری
یکی از کاربردهای اصلی AltaLink B805 چاپ اسناد است.
در محیطهای سازمانی، اسناد مختلفی باید چاپ شوند؛ از گزارشهای چندصفحهای گرفته تا قراردادها، فرمها و نامههای اداری.
در چنین شرایطی، استفاده از دستگاهی که برای کاربری حرفهای ساخته شده باشد میتواند روند کار را منظمتر کند.
کاربر میتواند فایل مورد نظر را از سیستم ارسال کند و فرآیند چاپ را از طریق دستگاه انجام دهد.
کپی مدارک
کپی یکی از قدیمیترین و همچنان یکی از پرکاربردترین وظایف تجهیزات اداری است.
ممکن است یک قرارداد برای چند بخش سازمان نیاز به نسخه چاپی داشته باشد یا از مدارک یک پرونده چند نسخه تهیه شود.
در این شرایط، داشتن یک دستگاه کپی حرفهای در محل کار باعث میشود کارکنان سریعتر به نسخههای مورد نیاز دسترسی داشته باشند.
این قابلیت در محیطهایی که حجم مدارک زیاد است، اهمیت بیشتری پیدا میکند.
اسکن و دیجیتالسازی
یکی از تغییرات مهم در محیطهای اداری، حرکت از بایگانی کاملاً کاغذی به سمت بایگانی دیجیتال است.
اسناد قدیمی و جدید میتوانند اسکن شده و در سیستم ذخیره شوند.
برای مثال، شرکت میتواند قراردادهای مشتریان را به صورت فایل دیجیتال نگهداری کند و هر پرونده را با نام و دستهبندی مشخص ذخیره نماید.
این کار باعث میشود پیدا کردن اطلاعات در آینده سادهتر شود و وابستگی مجموعه به پوشهها و زونکنهای کاغذی کاهش پیدا کند.
نقش دستگاه در مدیریت اسناد
دستگاههای چندکاره سازمانی فقط برای چاپ طراحی نشدهاند.
آنها میتوانند بخشی از چرخه مدیریت اسناد را بر عهده بگیرند.
برای مثال یک کارمند ممکن است سندی را اسکن کند، نسخه دیجیتال آن را برای یک واحد دیگر ارسال نماید و در صورت نیاز نسخه چاپی آن را نیز تهیه کند.
متمرکز بودن این امکانات باعث میشود گردش اسناد در محیط کار سادهتر شود.
صرفهجویی در فضای اداری
یکی از مزایای دستگاه چهارکاره، کاهش تعداد تجهیزات مورد نیاز است.
اگر برای چاپ، کپی، اسکن و فکس چهار دستگاه جداگانه تهیه شود، فضای زیادی اشغال خواهد شد.
علاوه بر آن، هر دستگاه به برق، کابل، فضای نصب و سرویس جداگانه نیاز دارد.
AltaLink B805 با ترکیب چند قابلیت در یک دستگاه، میتواند بخشی از این مشکلات را کاهش دهد.
البته به دلیل ایستاده و سازمانی بودن دستگاه، همچنان باید فضای مناسبی برای نصب آن در نظر گرفته شود.
مناسب برای استفاده چندکاربره
در یک سازمان ممکن است دهها کاربر به خدمات چاپ نیاز داشته باشند.
در چنین شرایطی، استفاده از یک دستگاه مرکزی که از طریق شبکه در اختیار کاربران قرار گیرد، میتواند راهکار مناسبی باشد.
کاربران میتوانند از سیستمهای خود اسناد را برای چاپ ارسال کنند و دستگاه به عنوان یک منبع چاپ مشترک مورد استفاده قرار گیرد.
این روش مدیریت تجهیزات را نیز سادهتر میکند.
مدیریت بهتر هزینهها
داشتن چند دستگاه کوچک در یک سازمان همیشه به معنای هزینه کمتر نیست.
هر دستگاه نیاز به مواد مصرفی، سرویس و تعمیرات دارد.
با متمرکز کردن بخشی از فعالیتهای چاپ و کپی، ممکن است مدیریت هزینهها سادهتر شود.
البته این موضوع کاملاً به حجم کاری و ساختار سازمان بستگی دارد.
قبل از خرید باید مشخص شود که استفاده از یک دستگاه حرفهای با نیاز واقعی مجموعه هماهنگ است یا خیر.
اهمیت هزینه مواد مصرفی
یکی از مهمترین موارد هنگام خرید دستگاه کپی استوک، هزینه مواد مصرفی است.
قیمت خرید دستگاه تنها یک بخش از هزینه نهایی است.
تونر، قطعات مصرفی، سرویس و تعمیرات میتوانند در طول زمان هزینه قابل توجهی ایجاد کنند.
به همین دلیل بهتر است قبل از خرید Xerox AltaLink B805 درباره مواد مصرفی و امکان تهیه قطعات مورد نیاز تحقیق شود.
اگر دستگاه قرار است روزانه استفاده شود، این موضوع اهمیت بسیار بیشتری پیدا میکند.
خرید نسخه استوک
خرید دستگاه استوک برای بسیاری از مجموعهها میتواند راهی برای کاهش هزینه اولیه باشد.
تجهیزات سازمانی حرفهای معمولاً قیمت بالاتری نسبت به مدلهای کوچک دارند و نسخه استوک آنها میتواند با بودجه مناسبتری تهیه شود.
اما خرید استوک نیازمند بررسی دقیق است.
ظاهر دستگاه به تنهایی نشاندهنده سلامت آن نیست.
ممکن است یک دستگاه از نظر ظاهری بسیار تمیز باشد اما قطعات داخلی آن نیاز به سرویس داشته باشند.
بررسی میزان کارکرد
یکی از اولین مواردی که هنگام خرید AltaLink B805 استوک باید بررسی شود، میزان کارکرد دستگاه است.
کارکرد بالا الزاماً به معنای بد بودن دستگاه نیست.
اگر دستگاه به شکل منظم سرویس شده باشد، ممکن است همچنان عملکرد مناسبی داشته باشد.
اما اگر دستگاه سالها در شرایط سنگین و بدون سرویس استفاده شده باشد، احتمال نیاز به تعویض قطعات بیشتر خواهد بود.
بنابراین میزان کارکرد باید در کنار وضعیت کلی دستگاه بررسی شود.
تست چاپ و کپی
قبل از خرید بهتر است دستگاه به صورت عملی آزمایش شود.
چند صفحه چاپ کنید و کیفیت خروجی را بررسی نمایید.
سپس یک سند را کپی کنید و نسخه جدید را با اصل سند مقایسه نمایید.
به خطوط اضافی، لکهها، کمرنگی، تیرگی غیرعادی و ناهماهنگی چاپ توجه کنید.
این تست ساده میتواند اطلاعات زیادی درباره وضعیت دستگاه در اختیار خریدار قرار دهد.
تست اسکن
بخش اسکن نیز باید به صورت جداگانه آزمایش شود.
یک سند متنی و یک سند دارای جدول یا جزئیات مختلف اسکن کنید.
سپس فایل خروجی را روی کامپیوتر مشاهده نمایید.
اگر کیفیت تصویر مناسب باشد و خطوط یا لکههای غیرعادی وجود نداشته باشد، وضعیت اسکن امیدوارکنندهتر خواهد بود.
بررسی فکس
اگر مجموعه شما همچنان از فکس استفاده میکند، این قابلیت نیز باید هنگام خرید آزمایش شود.
ارسال و دریافت فکس باید در شرایط واقعی بررسی شود.
البته بسیاری از شرکتها امروزه بخش زیادی از ارتباطات خود را از طریق ایمیل و سامانههای آنلاین انجام میدهند.
بنابراین اگر فکس برای شما کاربردی ندارد، بهتر است تمرکز اصلی روی چاپ، کپی و اسکن باشد.
اهمیت سرویس دورهای
دستگاههای حرفهای زمانی بهترین عملکرد را دارند که به شکل منظم سرویس شوند.
تمیزکاری مسیر کاغذ، بررسی قطعات مصرفی، کنترل کیفیت چاپ و رسیدگی به مشکلات احتمالی میتواند از خرابیهای جدی جلوگیری کند.
در دستگاه استوک بهتر است وضعیت سرویس اولیه مشخص باشد.
اگر دستگاه قرار است از همان روز اول با حجم بالا مورد استفاده قرار گیرد، انجام بررسی فنی قبل از شروع کار سنگین اهمیت زیادی دارد.
شرایط محیطی مناسب
محل نصب دستگاه نیز اهمیت دارد.
بهتر است دستگاه در محیطی تمیز، خشک و با شرایط مناسب قرار گیرد.
گردوغبار زیاد میتواند روی عملکرد تجهیزات تأثیر بگذارد.
همچنین باید فضای کافی برای باز شدن قسمتهای مختلف دستگاه و انجام سرویس در نظر گرفته شود.
قرار دادن دستگاه در یک گوشه بسیار تنگ ممکن است دسترسی تکنسین یا کاربر به قسمتهای مختلف را دشوار کند.
چه کسانی AltaLink B805 را انتخاب کنند؟
دستگاه کپی ایستاده چهارکاره Xerox AltaLink B805 برای شرکتها، سازمانها، ادارات بزرگ، مراکز آموزشی، مجموعههای خدماتی و محیطهایی مناسب است که حجم کار با اسناد در آنها بالاست.
اگر مجموعه شما به طور روزانه به چاپ، کپی، اسکن و فکس نیاز دارد و تعداد کاربران نیز زیاد است، استفاده از یک دستگاه حرفهای و مرکزی میتواند انتخاب منطقیتری نسبت به چند دستگاه کوچک باشد.
چه کسانی بهتر است مدل دیگری انتخاب کنند؟
برای یک دفتر بسیار کوچک که روزانه فقط چند صفحه چاپ میکند، چنین دستگاهی ممکن است بیش از نیاز باشد.
همچنین اگر فضای کافی برای نصب دستگاه ندارید، بهتر است سراغ مدلهای کوچکتر بروید.
اگر فقط به چاپ نیاز دارید و از قابلیتهای کپی و اسکن استفاده نمیکنید، یک پرینتر تککاره میتواند هزینه پایینتری داشته باشد.
بنابراین انتخاب دستگاه باید بر اساس حجم واقعی کار و نیازهای مجموعه انجام شود.
جمعبندی
Xerox AltaLink B805 استوک یک دستگاه چندکاره سازمانی برای محیطهایی است که مدیریت اسناد، چاپ و کپی بخش مهمی از فعالیت روزانه آنهاست.
ترکیب قابلیتهای مختلف در یک دستگاه باعث میشود سازمان بتواند بسیاری از نیازهای خود را در یک نقطه متمرکز کند. چاپ، کپی، اسکن و در صورت نیاز فکس، مجموعهای از امکانات را در اختیار کاربران قرار میدهند که برای محیطهای حرفهای اهمیت زیادی دارند.
ساختار ایستاده دستگاه نیز نشان میدهد که با محصولی در رده تجهیزات اداری حرفهای روبهرو هستیم؛ بنابراین باید فضای مناسب و شرایط نصب استاندارد برای آن در نظر گرفته شود.
نسخه استوک این دستگاه میتواند برای مجموعههایی که به دنبال تجهیزات حرفهای با هزینه اولیه پایینتر هستند، جذاب باشد. با این حال، در خرید دستگاه استوک باید وضعیت واقعی محصول، میزان کارکرد، کیفیت چاپ و کپی، سلامت اسکنر، وضعیت قطعات مصرفی و هزینه نگهداری آینده بررسی شود.
در نهایت، اگر یک شرکت یا سازمان با حجم بالایی از اسناد سروکار دارد و به دنبال یک دستگاه مرکزی برای مدیریت بخش مهمی از فرآیندهای چاپ و کپی است، Xerox AltaLink B805 استوک میتواند گزینهای قابل بررسی باشد؛ بهخصوص زمانی که دستگاه از نظر فنی سالم باشد و توان کاری آن با نیاز واقعی مجموعه مطابقت داشته باشد.
نظرات مشتریان
هنوز نظری ثبت نشده است. اولین نفری باشید که تجربه خود را به اشتراک میگذارد.